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Alguna vez hemos tenido que organizar una reunión de empresa y siempre hemos podido llevar a buen término tanto los prolegómenos como el desarrollo de la misma. Pero hay otras veces que por las dimensiones de dicha reunión, no podemos disponer del espacio que hubiésemos deseado. Adecuar por tanto una sala de reuniones requiere de una esmerada preparación.

Utilizar mesas adecuadas es quizás la parte más importante, ya que se necesitan unas que se puedan adaptar a diferentes diseños, dependiendo del número de asistentes, tendremos que optar por un sistema u otro. Las sillas o sillones preferiblemente, deberán ser ergonómicos y cómodos (el confort es importante), ya que una mala silla o sillón puede restar efectividad, concentración y rendimiento.

En cuanto al espacio en general, siempre se busca un lugar abierto para poder tener margen de maniobra y al mismo tiempo que tenga mucha luz natural. En este último aspecto, siempre se puede incorporar cortinas opacas en las ventanas, justo cuando tenemos la necesidad de reducir la luminosidad a la hora de exponer un power-point.

También, se deberá tener en cuenta la sonoridad de la Sala de reuniones, evitando ecos y reflexiones, así como una buena iluminación y la integración de los elementos Audiovisuales que sean necesarios tales como: proyectores, pantallas, videowalls, cámaras, altavoces, cortinas acústicas, etc.

Donde la inteligibilidad de la palabra es fundamental, contar con materiales absorbentes en un espacio cerrado como unas grandes oficinas es básico para que no existan ecos ni reflexiones. Entre las soluciones más prácticas y eficaces que podemos mencionar, tenemos las cortinas de separación para grandes espacios. Este tipo de cortinas se fabrican con un componente textil que absorbe el sonido mucho más que otras superficies y además de su colocación tradicional sobre ventanas, también tienen la funcionalidad de separar ambientes, gracias a la utilización de rieles adosados al techo.

En algunas oficinas se tienen que compartir mesas de trabajo con un grupo de reuniones y todo ello en un ambiente donde los teléfonos están sonando casi sin parar y las conversaciones a veces suben su intensidad. Al final tantas conversaciones telefónicas cruzadas crea un ambiente ininteligible.

El uso de cortinas opacas como acústicas es muy utilizada en lugares como hoteles, salas de conferencias, grandes salas de reuniones y espacios similares, que bien pueden ser privados o de titularidad pública. De manera obligatoria, cuando se trata de espacios de pública concurrencia donde se reúnen muchas personas de manera habitual para trabajar o en un lugar de ocio, todas sus cortinas y elementos verticales decorativos formados por textiles, tienen que ser ignífugos según las normas UNE-EN 13773:2003.